La puesta en marcha de un sistema de administración ambiental (SAA), consta de varias etapas y una parte fundamental es la documentación de la información porque permite control total de la misma sin importar que este o no la misma persona en un cargo; es decir, el sistema se sustenta en la documentación y no en personas, ten en cuenta que este principio es la base de cualquier SAA.
Como parte de la fase o etapa de planeación, la organización a través de la alta dirección necesita definir las funciones de las personas responsables de la implantación, ya que una correcta y clara asignación es un punto clave para que el proceso tenga éxito. Tambien deben definirse las áreas en las que pretende implementar el SAA.
Una vez que se cuenta con el compromiso de la alta dirección y se ha asignado a los responsables, es necesario establecer el estado actual de la organización en materia ambiental, esta revisión inicial de acuerdo con Granero (2007), consta de tres pasos:
1. Prácticas de administración ambiental en la organización.
2. Identificación de aspectos ambientales.
3. Búsqueda de requisitos legales en materia ambiental.
A partir de la revisión inicial se establecen la política, los objetivos y metas ambientales por lo que es muy importante que se lleve a cabo de forma correcta.
En la fase o etapa de implementación se desarrollarán tres aspectos de acuerdo con Van Hoof, como se muestra a continuación:
I. Organización: que se refiere a un manual de organización en donde se designen responsabilidades y actividades a cada uno de los trabajadores.
II. Procedimientos: que se refieren a contar por escrito con los documentos de control ambiental que contienen una serie de pasos que se deben llevar a cabo para llevar a cabo una actividad y que estos estén disponibles y actualizados para el personal.
III. Capacitación: en donde se programan cursos y se establecen perfiles para puestos que incluyan una formación en el área ambiental.
En relación a los procedimientos, estos deben ser estandarizados de tal forma que puedan ser reconocidos por todos los trabajadores y se den a conocer durante las distintas capacitaciones que tienen lugar en el proceso de implementación, la base de un procedimiento son los pasos por seguir para realizar una actividad, de tal forma que cualquier trabajador la pueda realizar de la misma forma. Los elementos que contiene un procedimiento son:
a) Recuadro de identificación: que se coloca en el encabezado de todas las páginas del documento y contiene información como el nombre del documento, un código de identificación, el número de revisión, el número de página y el nombre del sistema al que pertenece, en este caso ISO 14001:2004, por ejemplo.
b) Recuadro de control de emisión: que se coloca al pie en la primera página del documento y contiene los nombres, fechas y firmas de quien elaboro, reviso y autorizo.
c) Propósito: es el resultado que se desea obtener y mantener con la aplicación del procedimiento y se redacta a partir de preguntas como: ¿Qué se hace?, ¿en función de qué?, ¿para qué?, ¿Para quién?
d) Alcance: que describe el campo de aplicación del documento y establece a quienes afecta y los límites que tiene.
e) Políticas de operación: es el compendio de políticas aplicables de acuerdo a las disposiciones internas.
f) Diagrama del procedimiento: que es una representación gráfica a través de un diagrama de flujo con las etapas y puestos que intervienen en el procedimiento.
g) Descripción del procedimiento: que contienen la secuencia de etapas, su descripción detallada y el responsable.
h) Documentos de referencia: en esta parte se hace referencia o se mencionan los documentos que se requieren para utilizar el procedimiento, esto permite tener un mejor entendimiento y completar su ejecución.
i) Registros: que son la evidencia de que el procedimiento se está llevando a cabo y contienen información como el nombre del documento utilizado en las actividades del procedimiento, el tiempo que debe conservarse como evidencia y un código de registro.
j) Glosario: en donde se describen los conceptos necesarios para comprender el procedimiento.
k) Anexos: en donde se incluyen los formatos mencionados en el procedimiento, por ejemplo, si una de las actividades del procedimiento es llenar un formato.
En relación a los diagramas del procedimiento (f), los símbolos básicos que se emplean son:
| Símbolo | Concepto | Descripción |
| | Inicio o termino | Dentro del símbolo se anota “inicio” o “termino” según corresponda |
| | Descripción de la actividad o etapa | Se describe de forma breve y el tamaño es uniforme, se asigna un número que debe coincidir con el asignado en la cedula de descripción del procedimiento. |
| | Dirección del flujo | Se utilizan para unir los símbolos y señalan la secuencia de operaciones. |
| | Decisión | Indica el punto del procedimiento en donde se debe tomar una decisión entre dos opciones. |
| | Conector de etapa | Se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo cuando se hace referencia a otra etapa, ambas deberán contener la misma referencia. |
| | Unión de pagina | Se utiliza como conexión a una página distinta. |
A continuación, se muestra un ejemplo de diagrama de procedimiento:
Observa que la actividad 2 involucra a 3 responsables mientras que la actividad 3 solo al responsable C.
La fase de verificación contempla la medición, seguimiento y evaluación del desempeño ambiental de la organización. El seguimiento implica recopilar información sobre observaciones o mediciones; esta fase tiene diversos propósitos:
a) Revisar el progreso del cumplimiento de la política ambiental, asi como de los objetivos, de las metas y de mejora continua.
b) Desarrollar información para identificar aspectos ambientales significativos.
c) Monitoreo de emisiones, descargas y transferencias para cumplir requisitos legales.
d) Monitoreo de consumos de agua, energía y materias primas para dar cumplimiento a objetivos y metas.
e) Obtención de información para evaluar condiciones de operación, desempeño ambiental y desempeño del sistema de administración ambiental.
Como parte de esta fase de verificación se le da especial énfasis al seguimiento ya que la medición dependerá de la actividad que se desee medir en función de un aspecto ambiental para generar indicadores ambientales, la evaluación del desempeño se verá más adelante como parte de una auditoría ambiental interna del SAA.
Para lograr estos propósitos, previamente se debieron establecer los parámetros a medir, su frecuencia, el lugar y los métodos. De esta manera, se obtienen resultados más confiables que deberán ser analizados, ya sea por métodos gráficos o estadísticos para establecer áreas que requieran corrección o mejora.
2. 2. 1. Uso de indicadores en el desempeño ambiental
Los indicadores ambientales están directamente relacionados con los aspectos ambientales ya que la implementación del SAA en gran medida pretende que se logre un uso eficiente de recursos, asi como prevenir y controlar la generación de contaminación, por lo anterior, dentro de una organización o industria la evaluación del desempeño ambiental es una herramienta interna que puede proveer información confiable, objetiva y verificable que se vincula con la política y metas ambientales.
Los indicadores ambientales se utilizan para establecer parámetros cuantificables que relacionan un aspecto ambiental o recurso con el entorno (personas o medio) de tal forma que se pueda establecer el nivel de logro de una meta u objetivo en un plazo de tiempo determinado.
En cualquier momento de la implementación o de un ciclo del SAA, se puede llevar a cabo una evaluación del desempeño ambiental para lo cual se necesitará:
· Recolectar datos ambientales.
· Analizar datos y convertirlos en información.
· Analizar la información.
· Reportar y comunicar al responsable.
Al dar seguimiento a los indicadores ambientales se debe analizar si los valores están descendiendo o aumentando como se pretende, e incluso llevar a cabo una predicción utilizando métodos estadísticos como la extrapolación para verificar que efectivamente a ese ritmo es posible cumplir una meta del SAA. De otra forma, se deberán plantear acciones que permitan alcanzar la meta en el tiempo establecido.
Para ilustrar lo antes mencionado, considera el siguiente ejemplo:
| La empresa CERRITO, S.A., planteo como meta reducir su consumo de energía en el área de producción de 900 a 750 kWh por cada tonelada de producto, actualmente produce 20 toneladas de producto, pero hay ocasiones en que la producción disminuye. Para lograr esa reducción en el consumo eléctrico se plantearon diversas estrategias como la sustitución de motores por unos de alta eficiencia y modificar el área de producción para aprovechar la luz natural. Plantearon lograr su meta en un año y se ha realizado un seguimiento de su consumo durante los últimos seis meses como se muestra a continuación:
Al graficar la información y llevar a cabo una regresión lineal se obtiene la ecuación: Donde: y = es el consumo/producción que se pretende reducir a 750 kWh/ton x = tiempo en meses Al sustituir el valor de “y” en la ecuación resultante de regresión lineal por la meta de 750 kWh/ton, se pronostica que la meta se cumplirá en 13.5 meses y no en 12 como inicialmente se había planteado, por lo que es necesario implementar medidas adicionales como evitar la producción en periodos de punta y echar a andar los motores de forma escalonada para disminuir la demanda eléctrica. |
A partir del ejemplo anterior, es posible afirmar que los indicadores ambientales juegan un papel fundamental durante la implementación y evaluación de los ciclos del SAA, pues determinan el nivel de desempeño ambiental y mantener un control estricto de la información.
2. 2. 2. Metodologías de identificación y evaluación de aspectos ambientales.
Una vez que la organización ha dado a conocer su política ambiental requiere llevar a cabo un diagnóstico de su situación actual en la materia, este diagnóstico se refiere a la evaluación de los aspectos ambientales.
La norma ISO 14001:2004 define un aspecto ambiental como “el elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente”.
El diagnostico de los aspectos ambientales exige a la organización recopilar información sobre sus actividades, productos o servicios, por lo que se necesita evaluar sus aspectos ambientales para establecer acciones que permitan mitigarlos para prevenir que se genere contaminación.
La norma no establece una metodología para identificar aspectos ambientales, pero define algunos criterios que pueden tomarse en cuenta para ello:
“Para identificar y comprender sus aspectos ambientales, una organización debería recopilar información sobre las características de sus actividades, productos y servicios, tales como entradas y salidas de materiales o energía, procesos y tecnología usados, instalaciones, lugares, métodos de transporte y factores humanos. Ademas, puede ser útil recopilar información sobre:
a) Relaciones de causa-efecto sobre los elementos de sus actividades, productos, servicios y cambios reales o posibles en el medio ambiente.
b) Preocupaciones ambientales de las partes interesadas.
c) Aspectos ambientales identificados en las reglamentaciones y permisos gubernamentales, en otras normas o por asociaciones industriales, instituciones académicas.
Dada la diversidad de actividades que llevan a cabo las organizaciones en las que la norma puede aplicarse, los criterios descritos sirven para identificar los aspectos ambientales que deberán ser evaluados para determinar los que son más significativos, al respecto la norma menciona que: “El proceso de identificación de aspectos ambientales se verá beneficiado por la participación de aquellas personas que están familiarizadas con las actividades, productos o servicios de la organización”, por ejemplo, desarrollando una lluvia de ideas.
La norma establece que existen distintos enfoques para identificar aspectos ambientales, pero existen elementos fundamentales que deben considerarse, como:
· Emisiones al aire.
· Descargas de agua residual.
· Descargas al suelo.
· Uso de materias primas y recursos naturales.
· Uso de energía.
· Emisiones de energía (calor, radiación, vibración).
· Residuos sólidos urbanos, de manejo especial, peligrosos y subproductos.
Una vez concluida la etapa en la que se han identificado los aspectos ambientales, es necesario evaluarlos. Esta evaluación se realiza con base en una matriz cuantitativa en donde se consideran distintos parámetros. Como resultado de esta evaluación, se obtienen los aspectos ambientales más significativos que deberán considerarse como prioritarios dentro del SSA.
A continuación, se muestra un ejemplo de matriz de identificación de aspectos ambientales cuantitativa:
| Operación o actividad | Aspecto ambiental | Parámetro de evaluación | Significancia | ||||||
| Agua | Suelo | Aire | ESC | SEV | PER | PROB | IR | Prioridad | |
Las de los parámetros de evaluación significan lo siguiente:
ESC: escala del efecto
SEV: severidad del efecto
PER: permanencia de sus efectos
PROB: probabilidad de ocurrencia
IR: índice de riesgo.
A continuación, se describe cada uno:
La escala del efecto (ESC) se refiere a la determinación del tamaño físico del aspecto ambiental sobre el ambiente.
| Criterio | Clasificación | Calificación |
| El impacto es puntual | Baja | 1 |
| El impacto se puede determinar | Media | 2 |
| El impacto es indeterminado | Alta | 3 |
La severidad del efecto (SEV) representa la gravedad del aspecto ambiental en cuanto a su incidencia en el entorno.
| Criterio | Clasificación | Calificación |
| Es localizado, previsible, de fácil y rápida recuperación | Menor | 1 |
| Con incidencia restringida, que mantiene posibilidad de recuperación | Mediano | 2 |
| De alta consideración, con difícil y costosa posibilidad de recuperación | Grave | 3 |
La permanencia de los efectos (PER) se refiere al tiempo de duración de los impactos en el entorno.
| Criterio | Clasificación | Calificación |
| La duración del impacto es breve | Baja | 1 |
| El periodo de duración del impacto se puede determinar | Media | 2 |
| El periodo de duración del impacto es indefinido | Alta | 3 |
La probabilidad de ocurrencia (PROB) se refiere a los intervalos de tiempo en que se presenta el impacto en el entorno:
| Criterio | Clasificación | Calificación |
| Podría ocurrir en pocos momentos específicos | Poco probable | 1 |
| Podrá ocurrir o de hecho ocurrirá en diversas etapas de una operación o actividad | Medianamente probable | 2 |
| Ocurrirá repetidamente durante el desarrollo de la operación o actividad | Muy probable | 3 |
Una vez que se registraron los valores en la matriz de identificación de los aspectos ambientales, se calculara el índice de riesgo (IR) que es el valor que se considerara en la determinación de aspectos ambientales significativos, de la siguiente forma:
El criterio para determinar la significancia es:
| Valor de IR | Prioridad |
| 1 a 8 | Baja |
| 9 a 26 | Media |
| 27 a 81 | Alta |
Los valores de IR que corresponden a una prioridad alta se interpretaran como los aspectos ambientales significativos, aunque si los valores resultantes de la aplicación de la matriz están por debajo de una prioridad alta, los aspectos ambientales significativos se consideraran como los que tengan valores más altos de IR.
Independientemente de su magnitud, no debes perder de vista que los aspectos ambientales significativos solo establecen una prioridad, pero todos los aspectos ambientales incluidos en la matriz se deben someter a un control operacional que debe documentarse.
La identificación de los aspectos ambientales y su evaluación para determinar los aspectos ambientales significativos tiene dos funciones principales:
· Que sean tomados en cuenta en el establecimiento de metas y objetivos.
· Sujetarlos a un control operacional que permita la prevención y control de la contaminación.
Derivado de lo anterior, y dada la importancia de la identificación de los aspectos ambientales y su evaluación para priorizarlos, es importante que la organización establezca un procedimiento para su realización como parte del sistema de administración ambiental de una organización.
2. 2. 3. Procesos de auditoria de los sistemas de administración ambiental.
La auditoría ambiental interna permitirá comprobar el grado de implementación y efectividad del SAA en la organización como parte de una próxima certificación.
Al respecto, ten en cuenta que la auditoría ambiental es una herramienta que comprende la evaluación sistemática documentada, periódica y objetiva de la efectividad del SAA de la organización y de los procedimientos destinados para ello. Esta herramienta tiene como objetivo verificar que la organización cumple con la regulación ambiental a nivel municipal, estatal y federal, ademas de cumplir con los estándares y las políticas que ella misma haya impuesto.
Para lograr mejores resultados, la auditoria debe ser independiente y capaz de identificar los problemas presentes y futuros. De acuerdo Van Hoof, los pasos básicos de una auditoría ambiental son:
· Recolección de la información ambiental.
· Evaluación de la información.
· Conclusiones que incluyan la identificación de aspectos a ser mejorados.
Del proceso de auditoría ambiental interna se derivarán acciones preventivas y correctivas, estas últimas de acuerdo a Van Hoof, deben realizarse cuando la ejecución del SAA ha fracasado o no se ha alcanzado el resultado esperado. Los objetivos de la acción correctiva son:
· Retomar el control del SAA a la brevedad.
· Mitigar las consecuencias de los incumplimientos.
· Identificar e investigar las causas de incumplimientos y prevenir que se repitan.
Lo anterior requerirá la modificación de procesos, documentos y procedimientos, por lo que debe estar claro quiénes serán los responsables de llevar a cabo los cambios dentro de la asignación de responsabilidades para realizar las acciones correctivas.
De acuerdo con ISO 14004:2004, para que un SAA sea eficiente, la organización debe contar con un método para identificar las no conformidades antes de que ocurran, con lo cual se pueden emprender acciones correctivas y preventivas. Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito y este puede establecerse en relación al SAA o en términos de desempeño ambiental. Puede suceder que parte del sistema no funcione de la manera prevista o no se cumplan los requisitos del desempeño ambiental.
Los resultados de la auditoría interna del SAA pueden establecerse como un informe y utilizarse para resolver no conformidades específicas, cumplir los objetivos del programa de auditorías y proporcionar elementos para la revisión por la dirección.
Al igual que en la inspección ambiental, en los procesos de auditoría ambiental interna del SAA se requerirá de listas de verificación que están directamente relacionadas con los requisitos establecidos dentro de la norma ISO 14001. En este caso, ya sea que la organización busque obtener una certificación o bien que solo desee mejorar su desempeño ambiental.
EL IHOBE es una sociedad pública cuyo fin es apoyar al Departamento de Medio Ambiente y Política Territorial del Gobierno Vasco, los requisitos de un SAA se auditan de la siguiente forma:
1. Analizar la documentación en donde se verifica la existencia de un documento que compruebe un requisito solicitado, por ejemplo, que la política ambiental se encuentre por escrito en un documento y en formato electrónico.
2. Analizar la implementación en donde se verifica que lo descrito en los documentos se lleve a cabo en la práctica, por ejemplo, que el procedimiento para el manejo de residuos peligrosos coincida con la práctica, si en el procedimiento se mencionó el uso de equipo de protección personal, en la práctica se debe utilizar.
3. Analizar la eficiencia en donde se verifica que el SAA es capaz de cumplir con lo especificado y como consecuencia de la aplicación de la metodología y no de otros factores.
Durante el proceso de auditoría ambiental interna del SAA se solicitarán los documentos probatorios de la existencia de procedimientos, cumplimiento legal, la existencia y acatamiento de una política ambiental, entre otros elementos. Una no conformidad podría ser que el procedimiento para identificar aspectos ambientales no exista con lo que la acción correctiva seria su elaboración. Recuerda que la importancia de la auditoría interna radica en que se lleve a cabo el ciclo de mejora continua.
Como habrás notado la auditoría interna tiene especial relevancia en los SAA ya que establecerán el nivel de cumplimiento de metas y política ambiental, cuando estos no se han cumplido según las expectativas, es necesario establecer medidas correctivas. Las expectativas pueden estar en función de un indicador ambiental o de que no se haya desarrollado un elemento del SAA principalmente, por ejemplo, un procedimiento. Si la auditoría interna no se llevara a cabo, no habría forma de verificar que existen todos los elementos que le permitan al SAA funcionar correctamente y por lo tanto lograr las metas y objetivos planteados. Una organización puede solicitar en cualquier momento una auditoria de certificación del sistema, aunque el mejor momento para hacerlo es cuando en una auditoría interna no se hayan derivado no conformidades.
